Индивидуальные предприниматели и компании хранят большое количество документов, связанных с их деятельностью. Они нужны для отстаивания своих интересов в спорных ситуациях, ответов на вопросы сторонних организаций и налоговой, подтверждения сделок.
Порой документы копятся в огромном количестве и из-за объема разместить их в офисе бывает невозможно. Самый простой и действенный способ – сдача документации на оборудованный склад.
Хранение большого количества документов может быть актуально и для частных лиц: договоры о покупке и продаже дорогих автомобилей или недвижимости, памятные грамоты, бумаги, фотографии, которые не хочется или нельзя выбрасывать. Не каждая квартира вместит столь большое количество документации без ущерба для комфорта домочадцев. При частых переездах и вовсе возникнут проблемы не только с хранением, но и с транспортировкой бумаг.
Среди преимуществ хранения документов на складе:
- качественное размещение. Архивы в складских помещениях не накапливают грязь и пыль, поэтому, если понадобятся документы, не придется приводить их в порядок;
- защита конфиденциальных и персональных данных в документах. На склад не зайдут посторонние лица, тем более что доступ к боксу есть только у человека, который его арендовал;
- долгий срок аренды. Арендовать бокс можно на любой период, поэтому документы на складах хранятся годами;
- возможность арендовать бокс нужного размера для размещения всей необходимой документации. Если ситуация изменится – появится больше документов или часть из них нужно будет утилизировать – всегда можно выбрать другой бокс (большего или меньшего размера);
- возможность арендовать бокс на любой срок. Большинство складов предлагает аренду ячейки на срок от недели, при этом время хранения всегда можно продлить.
Правила хранения документов
При организации хранения документации важно ориентироваться на следующие правила:
- документы хранятся на стеллажах в оборудованных боксах с постоянно теплым и сухим микроклиматом;
- коробки плотно закрываются, чтобы на документах не скапливалась пыль и не попадали УФ-лучи. При этом не должен создаваться парниковый эффект;
- ни в коем случае недопустимо попадание влаги – произойдет размытие и выцветание записей, бумага деформируется, появится плесень;
- в помещении, в котором хранятся документы, не должно быть сквозняков.
Документы хранят, чтобы:
- отстоять свои интересы в суде. Например, подрядчик не выполнил работу, а поставщик отправил некачественный товар и не возместил убытки. Организация подает в суд на недобросовестных партнеров и в качестве доказательства представляет документы, подтверждающие факт оплаты и сделки;
- ответить на вопросы трудовой инспекции. Без трудового договора для сотрудника работодателя могут привлечь к ответственности;
- избежать штрафов. При любой проверке, при которой потребуется тот или иной документ, его отсутствие станет причиной для выписки штрафа;
- выдавать справки сотрудникам. Работникам могут потребоваться бумаги, которые подтвердят начисление страховых взносов, размер заработной платы, трудовой стаж.
Неверная организация хранения бумаг приводит к:
- краже – сотрудники или конкуренты;
- потере управленческой или бухгалтерской документации;
- порче документов вследствие пожара, халатного отношения или иного стихийного бедствия;
- изменению внешнего вида бумаг – выцветает, рвется, деформируется.
Хранение архивов
Основное правило – документы следует размещать так, чтобы:
- их можно было быстро найти – по требованию закона;
- записи оставались читаемыми, а бумага не деформировалась.
Независимо от того, какие документы фигурируют – памятные, личные, деловые, перед перемещением на склад их необходимо подготовить. Для этого следует:
- провести ревизию. Обычно всегда находятся документы, которые пора выбросить или уничтожить. Переплачивать за хранение ненужных бумаг бессмысленно;
- систематизировать оставшиеся документы: желательно их пронумеровать и описать. По возможности следует разложить бумаги в хронологическом порядке для более быстрого доступа в дальнейшем и минимизации риска утраты ценных документов. Найти что-то в беспорядочно разложенных стопках бывает очень трудно;
- все документы разложить в файлы и папки, а их убрать в пластиковые ящики или коробки. Все контейнеры помечаются по направленности содержания или по годам: так их гораздо проще и хранить, и транспортировать.
Порядок хранения документов зависит от их статуса:
- архивные. Бумаги, хранящиеся до 75 лет, через 10 лет отправляются в архив. Это документация о несчастных производственных случаях, личные дела работников, отчеты о страховых взносах. Обычно архивные документы хранят в отдельном помещении, но, если бумаг мало, их кладут в сейф или шкаф. В помещениях для хранения архивных документов должна действовать система безопасности;
- текущие. Это документация, которая хранится не более 10 лет или используется на предприятии сейчас. Например, налоговые декларации или первичные документы по заключению сделок с контрагентами. По закону ИП и организации могут хранить текущую документацию по своему усмотрению в шкафах или сейфах (конфиденциальные документы, квитанции, счета). Допустимо хранение в отдельном стеллаже архива.
Перед сдачей документов в архив их систематизируют, а затем составляют опись. Должен быть создан список бумаг с количеством страниц, названиями, порядковыми номерами. Необходимо также заполнить лист-заверитель с указанием количества листов бумаг, описанием их физического состояния. Важно обозначить, если в документах встречается неразборчивый текст, залитые водой или порванные страницы.
Под нормативными условиями хранения архивных документов понимается:
- соблюдение противопожарного режима, наличие пожарной и охранной сигнализации, средств пожаротушения;
- наличие необходимого оборудования для хранения документации. На складе должны быть передвижные или стационарные металлические стеллажи, контейнеры или шкафы. Стеллажи устанавливаются перпендикулярно стенам с окнами. Если окон нет, учитываются особенности оборудования и помещения. Запрещено размещать стеллажи вплотную к батареям или другим источникам тепла, а также к наружным стенам;
- соблюдение охранного режима – наличие круглосуточного видеонаблюдения;
- оптимальный световой режим, влажность и температура, соответствие санитарно-гигиеническим нормам. Архивная документация хранится в темноте. Свет включается только при работе с документами. Температура в помещении – +17...+19 градусов, уровень влажности – 50–55 %.
Для защиты от солнечного света документы хранят в коробках, в шкафах, в папках, на стеллажах и переплетах. В архивохранилище должна быть искусственная или естественная вентиляция для:
- очищения воздуха от агрессивных примесей и пыли;
- поддержания стабильного влажностно-температурного режима;
- рециркуляции воздуха.
Материалы покрытия внутренней арматуры, полов, потолков, стен в помещениях для хранения архивных документов не должны быть источником пыли и выделять токсичные химические компоненты. Помещение должно быть чистым для исключения риска появления пыли, плесени, насекомых и грызунов. На складе должна быть свободная циркуляция воздуха против образования непроветриваемых участков.
Секрет удобного порядка хранения на складе
Хранение документации на складе позволяет решить сразу несколько задач:
- минимизировать риски при работе с документами. Хранение документации в складском помещении подразумевает, что доступ к ней будет только у сотрудников, которым сообщат код от бокса. Как результат – снижение риска уничтожения важных документов, разглашения конфиденциальных данных. Риск пожара и порчи документации из-за других непредвиденных обстоятельств также сведен к нулю. На складах установлены герметичные розетки, противопожарные системы, защита от затопления, скрытая проводка;
- снизить расходы, которые ждут каждый месяц. Арендовать офис намного дороже, чем взять в аренду бокс на складе. Поэтому хранение документов в складском помещении поможет неплохо сэкономить на ежемесячных расходах;
- более рационально использовать офис. Аренда бокса освобождает место в офисе, где ранее приходилось хранить документацию. Теперь это место можно будет использовать для более важных бизнес-задач;
- сделать работу сотрудников эффективнее. Удается снизить непрофильную нагрузку и правильнее организовать рабочее пространство.
Почему "Сити-Бокс"?
"Сити-Бокс" предлагает свои услуги по хранению документов. Позаботьтесь о сохранении документации в надлежащем виде для решения спорных ситуаций вместе с нами:
- сдаем боксы от 1 м2 – вам не придется создавать для себя новые статьи расходов;
- гарантируем сохранность ваших документов – доступ к боксу есть только у вас, на территорию склада не могут проникнуть посторонние. Предусмотрено круглосуточное видеонаблюдение без "слепых" зон. Такой подход позволяет максимально обезопасить имущество;
- мы предлагаем хранение документов на любой срок – вы можете оставить документацию на несколько лет, что удобно при переезде, ремонте, небольшом офисе;
- продуманная система вентиляции и отопления – соблюдаем все требования, которые предъявляются к хранению документов. В боксах оптимальная температура и уровень влажности для безопасного размещения документации;
- круглосуточный доступ к арендованным боксам – без перерывов и выходных;
- регулярная влажная уборка – отсутствие посторонних запахов и никакой пыли на документах.
Система хранения документации в архиве на территории склада "Сити-Бокс" позволяет ИП и организациям защититься от внезапных проверок и в других непредвиденных ситуациях. По всем вопросам обращайтесь к нашим консультантам.
